Esettanulmányok
Időpontfoglalás 4 helyszínen, nulla kézi munkával.
A Harmónia Fejlesztő Tér több mint tíz szolgáltatást kínál négy különböző helyszínen — egyéni és csoportos órákat is. A foglalások kézi egyeztetése naptárban és üzenetekben már kezelhetetlen volt, ezért egyedi foglalási rendszert építettünk, amit a tulajdonos maga adminisztrál.
- Ügyfél
- Harmónia Fejlesztő Tér — harmoniafejlesztoter.hu
- Terület
- Egyéni és csoportos fejlesztő foglalkozások
10+
szolgáltatás egy rendszerben
4
helyszín
0
kézi lépés foglalásonként
A kiindulás: szolgáltatás–helyszín káosz
Több mint tíz szolgáltatás, négy helyszín — és egy szolgáltatás több helyszínen is elérhető, eltérő időpontokban. Kézzel kellett fejben tartani, hogy melyik óra hol és mikor foglalható, az érdeklődőkkel pedig üzenetváltásokban ment az egyeztetés.
A csoportos órák külön nehézséget jelentettek: mindegyiknek megvan a maga maximális létszáma, amit táblázatban követni hibalehetőségek sora — könnyű túltölteni egy órát, vagy éppen üresen hagyni egy szabad helyet.
Minden visszaigazolást, naptárbejegyzést és emlékeztetőt kézzel kellett megírni. A cél egyértelmű volt: az ügyfelek foglaljanak maguknak, a rendszer pedig intézze a többit.
A megoldás: foglalási rendszer saját admin felülettel
Egyedi webalkalmazást építettünk, amelynek a lelke a szolgáltatás–helyszín kombinációk kezelése: a tulajdonos maga állítja be, melyik szolgáltatás melyik helyszínen, milyen idősávokban foglalható.
Szolgáltatás × helyszín idősávok
Minden szolgáltatás–helyszín párosításhoz külön idősávok állíthatók be az admin felületen — mivel egy szolgáltatás több helyszínen is elérhető, a kettő kombinációját kezeli a rendszer.
Csoportos órák létszámkorláttal
A csoportos órákhoz óránként beállítható a maximális létszám. Ha betelik egy időpont, a rendszer automatikusan lezárja — túlfoglalás nem fordulhat elő.
Google Naptár integráció
Minden beérkező foglalás automatikusan bekerül a tulajdonos Google Naptárába, így egy helyen, a megszokott felületén látja a teljes heti beosztását.
Automatikus e-mail értesítések
Az ügyfelek foglalás után azonnal visszaigazoló e-mailt kapnak — nem kell kézzel válaszolgatni az érdeklődőknek.
Önkiszolgáló admin felület
Új szolgáltatás, helyszín vagy idősáv felvételéhez nem kell fejlesztő: a tulajdonos mindent maga kezel egy erre tervezett, egyszerű felületen.
Az eredmény
A foglalási folyamat teljesen önkiszolgálóvá vált — az adminisztráció ideje gyakorlatilag nullára csökkent.
- Az ügyfelek maguk foglalnak időpontot — megszűnt az oda-vissza üzengetés.
- Minden foglalás automatikusan megjelenik a Google Naptárban, kézi átvezetés nélkül.
- A csoportos órák nem tölthetők túl: a betelt idősávokat a rendszer magától lezárja.
- Új szolgáltatás vagy helyszín felvétele pár perc az admin felületen, fejlesztői segítség nélkül.